Blog Tư Vấn Pháp Luật - Long Phan PMT: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của giao thương và chuyển giao công nghệ sản xuất, Việt Nam đang dần trở thành điểm đầu tư hấp dẫn, thu hút rất nhiều các tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư. Qua đó nhu cầu thành lập các Văn phòng đại diện cho các công ty nước ngoài này cũng phát sinh theo. Tuy nhiên, thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định như thế nào? Đây chính là một trong những thắc mắc phổ biến của rất nhiều doanh nghiệp. Câu hỏi trên sẽ được giải đáp đầy đủ qua bài viết này.

Quy định về thành lập văn phòng đại diện cho người nước ngoài hoạt động tại Việt Nam

Quy định chung về văn phòng đại diện nước ngoài

Căn cứ khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 có quy định Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Luật thương mại 2005 thì văn phòng đại diện của thương được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm mục đích tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện có một giá trị chiến lược trong việc xúc tiến thương mại

Điều 17 Luật thương mại 2005 quy định về quyền của văn phòng đại diện như sau:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Điều 18 Luật thương mại 2005 quy định nghĩa vụ của văn phòng đại diện như sau:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều kiện và cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập

Văn phòng đại diện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Cần chuẩn bị những hồ sơ nào để phục vụ cho quá trình thành lập ?

Những hồ sơ cần phải chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương).

Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp lãnh sự và dịch công chứng tiếng Việt theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thủ tục thành lập được quy định như thế nào ?

Bước 1: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Thời hạn xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc;

Bước 2: Nộp hồ sơ bản gốc tại Văn phòng đăng ký kinh doanh trong trường hợp hồ sơ nộp qua mạng hợp lệ

Thời gian: Theo lịch hẹn được gửi cụ thể qua e-mail;

Bước 3: Nhận kết quả

Thời gian: 4h – 24h sau khi Văn phòng đăng ký doanh nghiệp chấp thuận hồ sơ bản gốc.

Trên đây là bài viết hướng dẫn “Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam”. Hiện nay, Công ty Luật Long Phan PMT có cung cấp đầy đủ các dịch vụ về thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam nói riêng cũng như đăng ký Doanh nghiệp nói chung. Trường hợp quý khách hàng cần được tư vấn chi tiết, xin vui lòng gọi ngay Hotline bên dưới để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ kịp thời.

Bài viết nói về: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam - Nguồn trích dẫn từ: Luật Long Phan PMT