Công ty không công khai quy chế lương thưởng là vấn đề có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý trong quá trình sử dụng lao động. Việc doanh nghiệp xây dựng quy chế nhưng không thông tin, niêm yết hoặc công bố cho người lao động trước khi áp dụng có thể bị xem là hành vi vi phạm quy định về lao động.
Không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần ban hành văn bản nội bộ là đã hoàn thành nghĩa vụ, nhưng pháp luật còn đặt ra yêu cầu về việc công khai tại nơi làm việc. Bên cạnh nguy cơ bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể đối diện tranh chấp với người lao động và rủi ro liên quan đến việc xác định chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Không công khai quy chế lương, thưởng có bị xử phạt không?
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không công bố công khai thang lương, bảng lương, mức lao động hoặc quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi đưa vào áp dụng. Đây là nghĩa vụ mà người sử dụng lao động phải thực hiện trong quá trình xây dựng và triển khai chính sách tiền lương, thưởng.
Theo điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 và thay thế điểm a khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương, mức lao động, quy chế thưởng có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Quy định này áp dụng cả trường hợp doanh nghiệp đã hoàn thành việc xây dựng quy chế nhưng chưa thực hiện việc công khai cho người lao động.
Như vậy, việc ban hành quy chế thưởng chưa phải là bước cuối cùng. Doanh nghiệp còn phải bảo đảm quy chế được công khai trước thời điểm áp dụng. Nếu quy chế đã được ký ban hành nhưng chưa được niêm yết hoặc thông báo cho người lao động mà doanh nghiệp đã sử dụng làm căn cứ tính thưởng thì vẫn có thể phát sinh trách nhiệm hành chính.
Mức xử phạt đối với tổ chức không công khai quy chế
Mức phạt nêu trên được quy định cho cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức, khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, quy định mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt áp dụng đối với cá nhân thực hiện cùng hành vi.
Do đó, doanh nghiệp với tư cách là tổ chức có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu không công khai quy chế lương, thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng trong một đợt thanh tra, cơ quan có thẩm quyền không chỉ kiểm tra riêng việc công khai quy chế thưởng. Các nội dung khác liên quan đến tiền lương, định mức lao động, thông báo trả lương, bình đẳng trong trả lương hoặc việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động cũng có thể được xem xét. Vì vậy, việc kiểm tra tổng thể hồ sơ lao động sẽ giúp hạn chế nguy cơ phát sinh nhiều vi phạm cùng lúc.
Quy chế lương, phải được thông báo minh bạch đến người lao động.
Những vi phạm về tiền lương cần được doanh nghiệp kiểm tra
Khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định nhiều hành vi thuộc nhóm vi phạm liên quan đến tiền lương mà doanh nghiệp cần chủ động rà soát.
Một số hành vi đáng lưu ý gồm:
Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động theo quy định;
Không thực hiện việc áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi thuộc trường hợp phải thực hiện;
Không thông báo bảng kê trả lương hoặc thông báo không đúng yêu cầu;
Thực hiện trả lương không bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với những công việc có giá trị như nhau.
Những nội dung này có mối liên hệ trực tiếp với việc tổ chức chính sách tiền lương trong doanh nghiệp. Vì vậy, khi phát hiện thiếu sót trong việc công khai quy chế thưởng, doanh nghiệp nên đồng thời kiểm tra các nghĩa vụ khác để kịp thời điều chỉnh.
Không công khai quy chế lương thưởng có thể gây tranh chấp lao động
Một trong những hệ quả đáng chú ý là nguy cơ phát sinh bất đồng giữa doanh nghiệp và người lao động. Khi người lao động không được biết rõ căn cứ xác định tiền lương, điều kiện nhận thưởng hoặc cách thức tính mức thưởng, việc thực hiện chính sách có thể dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau.
Nếu phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp, doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh chính sách đã được xây dựng và công khai đúng quy định. Việc không có chứng cứ về quá trình công bố quy chế có thể khiến việc giải thích, thương lượng và giải quyết tranh chấp trở nên khó khăn hơn.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp áp dụng cơ chế thưởng theo doanh số, hiệu quả công việc, năng suất hoặc kết quả kinh doanh, việc quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng càng có ý nghĩa quan trọng. Người lao động cần có khả năng tiếp cận thông tin về chính sách đang được áp dụng để biết và thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.
Rủi ro về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Ngoài vấn đề xử phạt trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến việc ghi nhận các khoản chi lương, tiền công và tiền thưởng khi xác định thu nhập chịu thuế.
Theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động nếu không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của công ty, tổng công ty, tập đoàn thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ làm căn cứ chi thưởng. Nếu khoản thưởng không có căn cứ rõ ràng về điều kiện và mức hưởng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Trường hợp doanh nghiệp có quy chế thưởng nhưng chưa công khai, áp dụng không đúng trình tự hoặc hồ sơ liên quan chưa đầy đủ, doanh nghiệp nên rà soát cụ thể từng khoản chi và đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi xác định cách xử lý.
Doanh nghiệp có thể bị kiểm tra và lập biên bản vi phạm
Việc không công khai quy chế lương, thưởng có thể được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động định kỳ hoặc đột xuất. Khi xác định có vi phạm, cơ quan có thẩm quyền có thể lập biên bản vi phạm hành chính và thực hiện các bước xử lý theo quy định.
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội là 01 năm. Doanh nghiệp vì vậy cần chủ động kiểm tra, khắc phục các thiếu sót trong hệ thống hồ sơ thay vì chờ đến khi có hoạt động kiểm tra mới tiến hành bổ sung.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ cũng giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ công khai, đặc biệt khi có tranh chấp với người lao động hoặc khi cơ quan nhà nước yêu cầu xuất trình tài liệu.
Các bước doanh nghiệp nên thực hiện để khắc phục
Khi nhận thấy quy chế lương, thưởng chưa được công khai đúng quy định, doanh nghiệp nên nhanh chóng rà soát toàn bộ hồ sơ và thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết. Quy trình này cần được triển khai có hệ thống và có tài liệu chứng minh.
Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng hiện có. Theo Điều 93 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, cần xác định các văn bản đã được xây dựng đầy đủ hay chưa, đồng thời kiểm tra việc công khai tại nơi làm việc trước thời điểm áp dụng.
Nếu chưa xây dựng, doanh nghiệp cần tiến hành soạn thảo và ban hành theo thẩm quyền. Nếu văn bản đã được ban hành nhưng chưa công khai, cần nhanh chóng thực hiện việc niêm yết, thông báo hoặc công bố theo hình thức phù hợp.
Việc khắc phục nên được thực hiện càng sớm càng tốt để doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát rủi ro và hoàn thiện hồ sơ trước khi phát sinh tranh chấp hoặc hoạt động thanh tra, kiểm tra.
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định, tại nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành quy chế thưởng.
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:
Chuẩn bị dự thảo thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế thưởng;
Gửi dự thảo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để lấy ý kiến nếu có;
Xem xét và hoàn thiện nội dung dự thảo;
Ban hành quy chế chính thức;
Công khai văn bản tại nơi làm việc trước khi áp dụng;
Lưu giữ tài liệu thể hiện quá trình lấy ý kiến và công khai.
Việc thực hiện đầy đủ các bước giúp doanh nghiệp có cơ sở chứng minh quy trình xây dựng quy chế đã được tiến hành phù hợp.
Lưu giữ tài liệu chứng minh việc công khai
Một quy chế đã được công khai nhưng doanh nghiệp không có tài liệu chứng minh cũng có thể gây khó khăn khi cần giải trình. Vì vậy, sau khi công bố, doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu liên quan như biên bản niêm yết, thông báo nội bộ, hình ảnh tại nơi công khai hoặc xác nhận của người lao động.
Hồ sơ nên thể hiện được những thông tin cơ bản như nội dung được công khai, thời điểm công khai và phương thức thông báo. Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc hoặc nhiều nhóm lao động, việc xây dựng cách thức lưu trữ thống nhất sẽ giúp thuận tiện hơn khi kiểm tra hồ sơ.
Quyền của người lao động khi doanh nghiệp không công khai quy chế
Người lao động có quyền quan tâm và yêu cầu được cung cấp thông tin về chính sách tiền lương, thưởng đang được áp dụng tại nơi làm việc. Khi doanh nghiệp không công khai quy chế, người lao động có thể chủ động trao đổi để yêu cầu doanh nghiệp giải thích và cung cấp thông tin liên quan.
Theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền hưởng lương phù hợp với trình độ, kỹ năng nghề trên cơ sở thỏa thuận với người sử dụng lao động; đồng thời có quyền yêu cầu, tham gia đối thoại với người sử dụng lao động, thực hiện quy chế dân chủ và được tham vấn tại nơi làm việc để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Trên cơ sở các quyền này, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin về thang lương, bảng lương và quy chế thưởng đang áp dụng. Nếu quyền lợi không được bảo đảm hoặc doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ theo quy định, người lao động có thể tiếp tục thực hiện các phương thức phản ánh, khiếu nại theo pháp luật.
Khiếu nại, tố giác hành vi vi phạm về lao động
Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động. Theo đó, người lao động có thể khiếu nại hoặc tố cáo hành vi vi phạm pháp luật lao động của người sử dụng lao động đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền theo trình tự pháp luật.
Bên cạnh đó, cần lưu ý thay đổi về cơ cấu chính quyền địa phương. Theo nội dung được dẫn chiếu trong tài liệu, sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy theo Nghị quyết 190/2025/QH15 và Nghị định 150/2025/NĐ-CP, mô hình chính quyền địa phương 2 cấp không còn tổ chức cấp huyện, Sở Nội vụ cấp tỉnh được giao chức năng quản lý nhà nước về lao động, tiền lương. Người lao động nên liên hệ bộ phận tiếp công dân của Sở Nội vụ tại địa phương để được hướng dẫn về đầu mối tiếp nhận phù hợp.
Chế độ khai báo không thể phát hiện rủi ro bị xử phạt và thuế.
Dịch vụ luật sư tư vấn về quy chế lương, thưởng
Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến việc xây dựng, rà soát và thực hiện quy chế lương, thưởng, gồm:
Kiểm tra thang lương, bảng lương và quy chế thưởng hiện hành;
Đối chiếu hồ sơ với quy định pháp luật liên quan;
Đánh giá nguy cơ bị xử phạt hành chính;
Xem xét rủi ro liên quan đến khoản chi lương, thưởng khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp;
Soạn thảo và hoàn thiện thang lương, bảng lương, quy chế thưởng;
Tư vấn trình tự lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Hướng dẫn phương án xử lý khi quy chế đã ban hành nhưng chưa được công khai;
Tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp khi phát sinh thanh tra lao động;
Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến tiền lương, tiền thưởng.
Doanh nghiệp cần đánh giá cụ thể trường hợp của mình nên chuẩn bị hồ sơ về tiền lương, thưởng, quy chế nội bộ và tài liệu chứng minh việc công khai để được xem xét theo từng tình huống.
Giải đáp một số vấn đề thường gặp
Công ty không công khai quy chế lương, thưởng có bị phạt không?
Có thể bị xử phạt. Hành vi không công bố công khai thang lương, bảng lương, mức lao động hoặc quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện thuộc trường hợp bị xử lý theo điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Doanh nghiệp phải chịu mức phạt bao nhiêu?
Cá nhân vi phạm có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đối với tổ chức, khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương ứng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Đã ban hành quy chế thưởng nhưng chưa niêm yết có vi phạm không?
Có thể. Điều quan trọng là quy chế phải được công khai tại nơi làm việc trước khi được đưa vào áp dụng. Vì vậy, việc doanh nghiệp chỉ ban hành văn bản nội bộ nhưng chưa thông báo, niêm yết cho người lao động trước thời điểm thực hiện vẫn có thể bị xử phạt.
Có phải lấy ý kiến người lao động trước khi ban hành quy chế thưởng không?
Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành quy chế thưởng theo khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019. Nếu không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nghĩa vụ tham khảo ý kiến này không bắt buộc, nhưng nghĩa vụ công khai quy chế trước khi áp dụng vẫn phải được thực hiện.
Người lao động có thể phản ánh việc doanh nghiệp không công khai quy chế ở đâu?
Người lao động có thể khiếu nại hoặc tố cáo theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP đến cơ quan, người có thẩm quyền theo trình tự pháp luật. Trường hợp cần xác định đúng đầu mối tiếp nhận, người lao động có thể liên hệ Sở Nội vụ tại địa phương để được hướng dẫn.
Không công khai quy chế có ảnh hưởng đến thuế không?
Có thể. Theo điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi lương, tiền công, tiền thưởng nếu không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại hồ sơ phù hợp có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần xem xét hồ sơ thực tế và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hiệu xử phạt là bao lâu?
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội là 01 năm. Riêng vi phạm về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có thời hiệu 02 năm. Nếu cá nhân, tổ chức cố tình trốn tránh hoặc cản trở việc xử phạt, thời hiệu được tính lại từ thời điểm chấm dứt hành vi này.
Việc công khai quy chế lương, thưởng cần được doanh nghiệp thực hiện đầy đủ trước khi áp dụng. Nếu bỏ qua nghĩa vụ này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức, đồng thời đối diện với các rủi ro liên quan đến tranh chấp lao động, thanh tra lao động và việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế. Chủ động rà soát, hoàn thiện, công khai quy chế và lưu giữ tài liệu chứng minh là giải pháp cần thiết để doanh nghiệp kiểm soát các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Công ty không công khai quy chế lương thưởng có bị xử phạt không?
