Hành vi giả mạo khai man chứng từ kế toán không chỉ làm sai lệch thông tin tài chính của doanh nghiệp mà còn có thể kéo theo đồng thời trách nhiệm về kế toán, thuế, hành chính và hình sự. Tùy vào tính chất hành vi, hậu quả gây ra, số tiền thiệt hại và mục đích thực hiện, người vi phạm có thể bị phạt tiền, buộc xử lý chứng từ sai phạm hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Nhận diện hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán
Trong hoạt động kế toán, chứng từ là căn cứ ban đầu ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành. Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 xác định chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Do vai trò trực tiếp của chứng từ đối với việc hình thành số liệu kế toán, pháp luật đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về tính trung thực, đầy đủ và chính xác của nội dung được ghi nhận. Điều 13 Luật Kế toán 2015 quy định các hành vi bị nghiêm cấm, trong đó bao gồm việc giả mạo, khai man hoặc thỏa thuận, ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán.
Giả mạo chứng từ kế toán được hiểu như thế nào?
Giả mạo chứng từ thường được nhận biết trong trường hợp một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thực tế không phát sinh nhưng cá nhân hoặc tổ chức vẫn tạo lập giấy tờ, tài liệu nhằm thể hiện như thể giao dịch đó đã xảy ra.
Một bộ chứng từ giả mạo có thể bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu hoặc các tài liệu khác nhưng không có giao dịch thực tế tương ứng. Dòng tiền, hàng hóa, dịch vụ hoặc hoạt động thực hiện hợp đồng không tồn tại hoặc không thể chứng minh bằng tài liệu độc lập.
Ví dụ, doanh nghiệp không mua hàng nhưng vẫn lập hợp đồng và hóa đơn mua hàng nhằm hợp thức hóa một khoản chi. Trường hợp này có thể được xem xét là hành vi giả mạo chứng từ và thuộc nhóm hành vi bị cấm theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Khai man chứng từ kế toán khác gì với giả mạo?
Khác với trường hợp tạo lập chứng từ cho một giao dịch hoàn toàn không có thật, khai man thường xuất hiện khi nghiệp vụ kinh tế thực tế có xảy ra nhưng nội dung được thể hiện trên chứng từ không đúng với bản chất giao dịch.
Việc làm sai có thể liên quan đến giá trị, số lượng, định mức, thời gian, chủ thể giao dịch, khối lượng công việc hoặc những thông tin khác có ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản và nghĩa vụ tài chính.
Chẳng hạn, một khoản sửa chữa thực tế có giá trị 10 triệu đồng nhưng được ghi thành 100 triệu đồng hoặc ngày lập chứng từ được thay đổi nhằm chuyển doanh thu, chi phí từ kỳ kế toán này sang kỳ kế toán khác. Những trường hợp này có dấu hiệu làm sai lệch thông tin thực tế và có thể thuộc hành vi khai man bị cấm theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Tuy nhiên, cần phân biệt hành vi khai man với việc điều chỉnh sai sót kế toán đúng trình tự. Nếu doanh nghiệp phát hiện số liệu chưa chính xác và thực hiện cải chính hoặc lập chứng từ điều chỉnh có căn cứ, bảo đảm lưu lại đầy đủ dấu vết thay đổi thì không thể mặc nhiên xem đây là hành vi khai man.
Điểm cần tập trung đánh giá là việc thay đổi chứng từ có làm sai bản chất của giao dịch kinh tế thực tế hay không. Việc xác định thường phải dựa vào hồ sơ gốc, chứng từ đối ứng, dòng tiền, dữ liệu điện tử và những tài liệu có khả năng kiểm chứng độc lập. Cơ sở pháp lý vẫn là Điều 13 Luật Kế toán 2015 và Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015.
Quy định về xử phạt giả mạo chứng từ kế toán.
Những biểu hiện sai phạm thường gặp trong thực tế
Hành vi liên quan đến chứng từ kế toán có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong quá trình rà soát sổ sách, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý những trường hợp có sự khác biệt bất thường giữa chứng từ và nghiệp vụ kinh tế thực tế.
Một dạng phổ biến là lập hóa đơn hoặc hợp đồng không có giao dịch thật nhằm làm tăng chi phí được trừ. Hồ sơ trong những trường hợp này thường thiếu tài liệu giao nhận, thiếu chứng cứ về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc không thể đối chiếu với dòng tiền. Hành vi giả mạo này thuộc trường hợp bị cấm theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Một trường hợp khác là nâng giá trị máy móc, tài sản góp vốn, nguyên vật liệu hoặc những tài sản khác để làm tăng giá vốn, khấu hao hoặc giá trị ghi nhận trong sổ sách. Nếu số liệu được đưa vào chứng từ không phản ánh đúng thực tế thì có thể được xác định là khai man theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh sai phạm khi ghi nhận doanh thu thấp hơn doanh thu thực tế, chia nhỏ thời điểm nghiệm thu hoặc thay đổi thời điểm ghi nhận nhằm tác động đến kết quả kinh doanh trong một kỳ nhất định. Đây cũng là nhóm hành vi có nguy cơ bị đánh giá là khai man thông tin kế toán.
Việc lập chứng từ cho những khoản chi không thực tế như tiếp khách, công tác phí, thuê dịch vụ hoặc mua hàng không phát sinh cũng là dấu hiệu cần được kiểm tra. Trường hợp chứng từ được tạo ra chỉ nhằm hợp thức số tiền đã chi cho mục đích khác có thể thuộc hành vi giả mạo theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Pháp luật cũng nghiêm cấm việc hủy, tẩy xóa hoặc làm sai lệch tài liệu kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp không nên khắc phục sai sót bằng cách xóa chứng từ cũ hoặc tạo chứng từ mới để che lấp lịch sử giao dịch. Việc sửa chữa phải được thực hiện theo đúng quy trình, bảo đảm có khả năng truy xuất và kiểm tra.
Thông thường, sai phạm về kế toán để lại nhiều dấu hiệu có thể đối chiếu như số liệu không phù hợp với tài khoản ngân hàng, không có chứng cứ giao hàng, tài liệu được tạo hàng loạt theo cùng một mẫu, thời gian chỉnh sửa bất thường hoặc số liệu kiểm kê thực tế không tương ứng với sổ sách.
Xử phạt hành chính đối với hành vi giả mạo, khai man chứng từ
Nếu hành vi chưa đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự, cá nhân hoặc tổ chức liên quan có thể bị xử lý bằng chế tài hành chính theo quy định trong lĩnh vực kế toán.
Mức phạt đối với cá nhân và tổ chức
Theo Khoản 4 Điều 17 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP, cá nhân thực hiện hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán hoặc có hành vi thỏa thuận, ép buộc người khác thực hiện có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng khi hành vi chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Đối với tổ chức, mức tiền phạt được xác định gấp hai lần mức áp dụng cho cá nhân, tương ứng từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng. Căn cứ áp dụng là Khoản 2 Điều 5 và Khoản 4 Điều 17 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP.
Ngoài vi phạm trong lĩnh vực kế toán, nếu cùng một hành vi đồng thời làm phát sinh sai phạm về thuế hoặc hóa đơn, doanh nghiệp có thể tiếp tục bị xử lý theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP và phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến truy thu thuế, tiền chậm nộp theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Xử phạt tiền không phải là hậu quả pháp lý duy nhất. Khoản 6 Điều 17 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP còn đặt ra biện pháp buộc hủy bỏ chứng từ kế toán bị giả mạo hoặc khai man.
Mục đích của biện pháp này là loại bỏ tài liệu không phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế khỏi hệ thống kế toán và hạn chế việc tiếp tục sử dụng số liệu sai lệch để lập báo cáo hoặc thực hiện nghĩa vụ tài chính.
Nếu việc vi phạm tạo ra khoản lợi bất hợp pháp thì cơ quan có thẩm quyền còn có thể yêu cầu nộp lại số lợi này theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP.
Việc chủ động dừng sai phạm và khắc phục hậu quả có ý nghĩa đáng kể đối với việc đánh giá thái độ của người vi phạm. Ngược lại, hành vi tiếp tục che giấu, tiêu hủy tài liệu hoặc không hợp tác có thể khiến rủi ro pháp lý trở nên nghiêm trọng hơn.
Thời hiệu xử phạt
Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 02 năm.
Nếu hành vi kế toán đồng thời gắn với vi phạm về thuế hoặc hóa đơn thì cần xem xét thêm những thời hiệu riêng. Theo Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, nguồn bài viết xác định thời hiệu xử phạt là 01 năm đối với vi phạm về hóa đơn, 02 năm đối với vi phạm thủ tục thuế và 05 năm đối với hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Việc xác định chính xác thời điểm bắt đầu tính thời hiệu có ý nghĩa lớn, nhất là đối với những sai phạm diễn ra qua nhiều kỳ kế toán hoặc chỉ được phát hiện sau khi giao dịch đã hoàn tất.
Thẩm quyền xử lý vi phạm trong lĩnh vực kế toán
Không phải mọi vi phạm kế toán đều do một cơ quan duy nhất xử lý. Tùy loại hành vi, mức phạt và các vi phạm đi kèm, nhiều cơ quan có thể tham gia xem xét.
Theo Khoản 1 Điều 70 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP), Giám đốc Sở Tài chính có quyền phạt cảnh cáo và phạt tiền đến 40.000.000 đồng đối với cá nhân, 80.000.000 đồng đối với tổ chức trong lĩnh vực kế toán.
Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 71 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP), Chủ tịch UBND cấp xã, phường có quyền phạt đến 25.000.000 đồng; Chủ tịch UBND cấp tỉnh có quyền phạt đến 50.000.000 đồng đối với cá nhân và 100.000.000 đồng đối với tổ chức.
Đối với các sai phạm về thuế và hóa đơn phát sinh cùng vụ việc, cơ quan Thuế thực hiện thẩm quyền theo Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều 32 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP và Nghị định 291/2026/NĐ-CP), đồng thời có thể chuyển nội dung liên quan đến vi phạm kế toán cho cơ quan có thẩm quyền xem xét theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP.
Xử lý hành vi gian dối trong chứng từ kế toán.
Khi nào có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự?
Rủi ro pháp lý tăng đáng kể khi hành vi làm sai lệch chứng từ gây ra thiệt hại đạt ngưỡng luật định.
Căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), hành vi vi phạm quy định về kế toán có thể bị xử lý hình sự khi gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng trở lên. Trường hợp thiệt hại dưới 100.000.000 đồng nhưng người vi phạm đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn tiếp tục vi phạm cũng có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.
Trong quá trình giải quyết vụ việc, thiệt hại không chỉ được xác định dựa vào con số trên chứng từ. Cơ quan tiến hành tố tụng có thể sử dụng hoạt động giám định tài chính, kế toán, đối chiếu dữ liệu ngân hàng, kiểm tra tài liệu nguồn và những chứng cứ khác để xác định hậu quả thực tế.
Do đó, khi doanh nghiệp phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và thực tế, việc bảo toàn chứng từ gốc, dữ liệu điện tử, tài khoản ngân hàng và hồ sơ nội bộ là rất cần thiết để có cơ sở giải trình về nguyên nhân cũng như mức độ hậu quả.
Khung hình phạt thứ nhất
Theo Khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 12/2017/QH14), nếu hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc gây thiệt hại dưới 100.000.000 đồng nhưng người thực hiện đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt hành chính mà còn vi phạm thì có thể bị cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm.
Khung hình phạt thứ hai
Nếu thiệt hại được xác định từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng, người phạm tội có thể bị phạt tù từ 03 năm đến 12 năm. Căn cứ áp dụng là Khoản 2 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Khung hình phạt thứ ba
Khi hậu quả thiệt hại từ 1.000.000.000 đồng trở lên, hình phạt có thể từ 10 năm đến 20 năm tù theo Khoản 3 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Hình phạt bổ sung
Ngoài hình phạt chính, người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm một công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm và có thể bị tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản. Căn cứ là Khoản 4 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Trong trường hợp đã phát sinh hậu quả, việc tự nguyện bồi thường, chủ động khắc phục thiệt hại và tích cực hợp tác có thể được xem xét khi lượng hình. Căn cứ được đề cập là Điểm b, s Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Trường hợp khai man chứng từ nhằm mục đích trốn thuế
Không phải mọi hành vi làm sai chứng từ kế toán đều chỉ được xem xét theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015. Nếu động cơ chính của việc lập chứng từ sai là làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, miễn hoặc giảm thì vụ việc còn phải được đánh giá dưới góc độ Tội trốn thuế.
Khoản 1 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) quy định ngưỡng truy cứu đối với hành vi trốn thuế từ 100.000.000 đồng trở lên hoặc dưới mức này nhưng người thực hiện đã bị xử phạt hành chính về hành vi trốn thuế mà còn vi phạm.
Do vậy, cùng một chuỗi chứng từ có dấu hiệu sai phạm nhưng hướng xử lý có thể phụ thuộc vào mục đích sử dụng những chứng từ đó và hậu quả thực tế.
Nếu chứng từ được tạo lập nhằm che giấu thiệt hại tài sản trong hoạt động kế toán, Điều 221 có thể được xem xét. Nếu mục đích trọng tâm là giảm nghĩa vụ thuế hoặc làm tăng khoản thuế được hoàn, miễn, giảm thì Điều 200 có thể trở thành cơ sở pháp lý cần đánh giá.
Đối với Tội trốn thuế, doanh nghiệp còn cần lưu ý đến khả năng phát sinh trách nhiệm hình sự của pháp nhân thương mại theo Điều 76 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi năm 2017).
Chính vì vậy, hai con số cần được phân tích độc lập trong quá trình xử lý là mức “thiệt hại” của hành vi vi phạm kế toán và “số tiền thuế trốn”. Việc xác định phải dựa trên hệ thống chứng từ, số liệu ngân hàng, kê khai thuế và những tài liệu chuyên môn có liên quan.
Trách nhiệm của Ban Giám đốc khi chứng từ bị làm sai lệch
Khi doanh nghiệp phát sinh sai phạm về kế toán, việc người trực tiếp lập chứng từ là kế toán không đồng nghĩa người quản lý hoàn toàn được loại trừ trách nhiệm.
Điều 13 Luật Kế toán 2015 cấm hành vi giả mạo, khai man chứng từ cũng như hành vi thỏa thuận hoặc ép buộc người khác thực hiện. Vì vậy, nếu người quản lý yêu cầu nhân viên kế toán điều chỉnh số liệu trái với thực tế thì bản thân hành vi chỉ đạo cũng có thể trở thành căn cứ xem xét trách nhiệm.
Việc chỉ đạo không nhất thiết phải thể hiện bằng một quyết định chính thức. Trong quá trình xác minh, dữ liệu email, tin nhắn, lịch sử phê duyệt, trao đổi nội bộ, lời khai và những tài liệu điện tử khác có thể được sử dụng để làm rõ vai trò của từng người.
Khoản 7 Điều 13 Luật Kế toán 2015 đồng thời đặt ra giới hạn đối với việc bố trí người quản lý kiêm nhiệm những vị trí kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ trường hợp ngoại lệ áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ sở hữu.
Nếu người quản lý là người chủ mưu, chỉ đạo hoặc tổ chức thực hiện việc làm giả, làm sai lệch chứng từ và hành vi gây thiệt hại đạt ngưỡng luật định thì trách nhiệm hình sự có thể được xem xét theo Khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế kiểm soát chéo thay vì tập trung toàn bộ quyền phê duyệt, lập chứng từ, chi tiền và ghi sổ cho một cá nhân hoặc một nhóm có quan hệ phụ thuộc trực tiếp.
Kế toán viên có phải chịu trách nhiệm khi thực hiện lệnh cấp trên?
Kế toán viên là người thực hiện công việc theo sự phân công của doanh nghiệp nhưng vẫn phải tuân thủ pháp luật trong quá trình hành nghề. Việc nhận được chỉ đạo từ cấp trên không mặc nhiên làm mất trách nhiệm cá nhân nếu người thực hiện biết rõ nội dung được yêu cầu là trái pháp luật.
Điều 26 Bộ luật Hình sự 2015 quy định trường hợp loại trừ trách nhiệm hình sự do thi hành mệnh lệnh của người chỉ huy hoặc cấp trên trong phạm vi lực lượng vũ trang nhân dân. Cơ chế này không được áp dụng chung cho quan hệ giữa giám đốc và nhân viên kế toán tại doanh nghiệp dân sự.
Vì vậy, nếu kế toán biết một chứng từ không đúng thực tế nhưng vẫn lập, ký, hạch toán hoặc đưa chứng từ vào hồ sơ thì tùy tính chất vụ việc, cá nhân đó vẫn có khả năng bị xem xét trách nhiệm.
Điều 13 Luật Kế toán 2015 cũng trực tiếp cấm hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán. Nếu việc tham gia thực hiện dẫn đến hậu quả đủ điều kiện cấu thành tội phạm thì Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 có thể được áp dụng.
Kế toán nên xử lý thế nào khi nhận chỉ đạo trái pháp luật?
Trước hết, người làm kế toán nên từ chối thực hiện nội dung có dấu hiệu vi phạm và đề nghị người yêu cầu thể hiện chỉ đạo bằng văn bản.
Đồng thời, kế toán có thể lập văn bản bảo lưu ý kiến chuyên môn, mô tả cụ thể nội dung được yêu cầu, lý do không thể thực hiện và căn cứ pháp luật liên quan. Văn bản nên được gửi đến người đại diện theo pháp luật hoặc bộ phận có chức năng kiểm soát nội bộ.
Những tài liệu như email, tin nhắn, file dự thảo, lịch sử chỉnh sửa hoặc các trao đổi liên quan cũng cần được lưu giữ đúng quy định. Đây là nguồn tài liệu có thể hỗ trợ việc xác định diễn biến thực tế khi phát sinh tranh chấp hoặc quá trình xác minh trách nhiệm.
Kế toán không nên ký duyệt, hạch toán hoặc gửi cơ quan nhà nước hồ sơ mà bản thân biết có nội dung sai lệch.
Nếu sức ép tiếp tục kéo dài, người lao động có thể đề nghị điều chỉnh nhiệm vụ, thay đổi vị trí phù hợp hoặc tiến hành bàn giao theo quy định. Việc bàn giao nên đi cùng tài liệu bảo lưu để ghi nhận rõ quan điểm chuyên môn của người thực hiện.
Cách thức này phù hợp với yêu cầu tuân thủ tại Điều 13 Luật Kế toán 2015 và nguyên tắc liên quan đến thi hành mệnh lệnh tại Điều 26 Bộ luật Hình sự 2015.
Doanh nghiệp nên làm gì khi tự phát hiện chứng từ có sai phạm?
Khi phát hiện sai phạm, cách xử lý không phù hợp nhất là tiếp tục che giấu hoặc tự ý tiêu hủy tài liệu. Phương án cần ưu tiên là dừng hành vi, bảo toàn hồ sơ, đánh giá hậu quả và tiến hành điều chỉnh đúng trình tự.
Khoản 3 Điều 9 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) là những căn cứ cần được xem xét khi doanh nghiệp chủ động khắc phục trước quá trình kiểm tra, thanh tra hoặc xử lý trách nhiệm.
Dừng việc sử dụng chứng từ có sai phạm
Ngay khi phát hiện vấn đề, doanh nghiệp cần ngừng sử dụng chứng từ bị nghi ngờ và xác lập hồ sơ nội bộ ghi nhận sự việc. Tài liệu, dữ liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ liên quan cần được bảo toàn.
Không nên tẩy xóa, hủy hoặc sửa trực tiếp tài liệu gốc để xóa dấu vết vì hành vi làm sai lệch hoặc tiêu hủy tài liệu kế toán thuộc nhóm hành vi bị cấm theo Điều 13 Luật Kế toán 2015.
Tổ chức rà soát độc lập
Doanh nghiệp nên huy động bộ phận pháp chế, kế toán, kiểm toán nội bộ hoặc đơn vị kiểm toán độc lập để xác định phạm vi sai phạm.
Quá trình rà soát cần trả lời được các vấn đề: chứng từ nào sai, sai từ thời điểm nào, số liệu nào đã được đưa vào báo cáo, có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hay không, người nào tham gia và hậu quả tài chính thực tế là bao nhiêu.
Đánh giá ngưỡng trách nhiệm hình sự
Nếu thiệt hại từ 100.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý nguy cơ phát sinh trách nhiệm hình sự về Tội vi phạm quy định về kế toán theo Khoản 1 Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Nếu việc làm sai chứng từ nhằm giảm thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm và số tiền trốn thuế đạt 100.000.000 đồng trở lên thì cần đồng thời đánh giá rủi ro theo Khoản 1 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
Điều chỉnh hồ sơ đúng phương pháp kế toán
Sai sót phải được khắc phục bằng phương pháp kế toán hợp lệ thay vì xóa bỏ chứng từ cũ.
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện cải chính, ghi số âm hoặc lập chứng từ điều chỉnh nhưng phải bảo đảm lưu lại dấu vết và có căn cứ chứng minh nội dung được điều chỉnh.
Hồ sơ phục hồi nên kèm biên bản giải trình, đối chiếu với tài liệu nguồn và những chứng từ độc lập có thể xác minh.
Khai bổ sung và thực hiện nghĩa vụ thuế
Nếu chứng từ sai làm ảnh hưởng đến hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần xem xét việc khai bổ sung và nộp đủ khoản thuế thiếu, tiền chậm nộp.
Theo Khoản 3 Điều 9 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, việc chủ động khai bổ sung và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra tại trụ sở có ý nghĩa đặc biệt đối với cách thức xử lý vi phạm về thuế.
Nguồn bài viết cũng xác định trong trường hợp đáp ứng điều kiện, hành vi có thể được xử lý theo cơ chế khai thiếu thuế với mức phạt 20% trên số thuế khai thiếu thay vì áp dụng chế tài trốn thuế hành chính.
Chủ động khắc phục hậu quả
Nếu sai phạm làm doanh nghiệp, đối tác hoặc chủ thể khác bị thiệt hại, việc hoàn trả số tiền, thu hồi khoản chi sai và bồi thường hậu quả nên được thực hiện càng sớm càng tốt.
Hoạt động tự nguyện sửa chữa và khắc phục hậu quả có thể được xem xét theo Khoản 1 Điều 51 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) trong trường hợp vụ việc chuyển sang quá trình tố tụng hình sự.
Chuẩn bị hồ sơ giải trình
Doanh nghiệp nên xây dựng một bộ hồ sơ thống nhất gồm báo cáo tự rà soát, bảng xác định sai sót, tài liệu gốc, chứng từ điều chỉnh, hồ sơ khai bổ sung, chứng từ nộp thuế và các biên bản nội bộ.
Nội dung giải trình cần phân biệt rõ sai sót nghiệp vụ với hành vi cố ý, xác định thời điểm phát hiện, biện pháp khắc phục đã thực hiện và cơ chế kiểm soát mới được thiết lập nhằm hạn chế tái diễn.
Những mốc thời hiệu doanh nghiệp cần lưu ý
Việc xử lý sai phạm không chỉ phụ thuộc vào hành vi mà còn liên quan trực tiếp đến thời hiệu.
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 02 năm.
Theo Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, nguồn bài viết xác định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 01 năm.
Đối với vi phạm thủ tục thuế, thời hiệu được xác định là 02 năm theo Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Đối với hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, thời hiệu được xác định là 05 năm, căn cứ Khoản 1 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, thời hạn truy thu đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế trốn và tiền chậm nộp có thể được tính lùi 10 năm kể từ ngày phát hiện hành vi, căn cứ Khoản 6 Điểm a Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Những mốc thời gian này cần được xác định riêng theo từng hành vi. Doanh nghiệp không nên cho rằng hết thời hiệu xử phạt một hành vi đồng nghĩa mọi nghĩa vụ về thuế hoặc trách nhiệm khác đều đương nhiên chấm dứt.
Dịch vụ tư vấn về sai phạm kế toán tại Long Phan PMT
Long Phan PMT hỗ trợ doanh nghiệp, người quản lý và người làm công tác kế toán đánh giá, phòng ngừa và xử lý những vấn đề pháp lý phát sinh từ chứng từ, hóa đơn, sổ kế toán và nghĩa vụ thuế.
Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:
Tư vấn quy định kế toán và thuế áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
Kiểm tra hồ sơ chứng từ và xác định những giao dịch có dấu hiệu không phù hợp.
Rà soát hóa đơn, chi phí, hợp đồng và tài liệu phục vụ hạch toán.
Hỗ trợ xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ và phân quyền phê duyệt.
Tư vấn cơ chế bảo lưu ý kiến chuyên môn cho kế toán viên.
Hỗ trợ lập chứng từ điều chỉnh và chuẩn bị hồ sơ khai thuế bổ sung.
Đánh giá rủi ro theo Điều 200 và Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.
Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và phương án giải trình với cơ quan có thẩm quyền.
Hỗ trợ luật sư trong quá trình làm việc, điều tra, truy tố hoặc xét xử khi vụ việc có dấu hiệu hình sự.
Chuẩn bị tài liệu chứng minh việc tự nguyện khắc phục hậu quả và các căn cứ giảm nhẹ khi đủ điều kiện.
Việc xử lý sớm giúp doanh nghiệp có điều kiện kiểm soát tốt hơn phạm vi sai phạm, tránh việc chứng từ không chính xác tiếp tục được sử dụng ở các kỳ kế toán sau và hạn chế hậu quả phát sinh đối với thuế, tài chính cũng như trách nhiệm của cá nhân có liên quan.
Hành vi làm sai chứng từ có thể kéo theo xử phạt hành chính, xử lý thuế hoặc trách nhiệm hình sự tùy tính chất, mục đích, hậu quả và vai trò của từng người tham gia. Doanh nghiệp cần ưu tiên dừng sai phạm, bảo toàn hồ sơ, xác định chính xác thiệt hại, thực hiện điều chỉnh và chủ động khắc phục theo đúng quy định. Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Giả mạo khai man chứng từ kế toán bị xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?
Xem thêm:
- Hóa đơn khống là gì? Sử dụng hóa đơn khống xử phạt ra sao?
- Điều Kiện, Trình Tự Và Thủ Tục Tiến Hành Thực Nghiệm Điều Tra
