Blog Tư Vấn Pháp Luật - Long Phan PMT: Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động

Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động được đúc kết lại để tránh các lỗi thường gặp trên thực tế. Hợp đồng lao động là ràng buộc pháp lý giữa người sử dụng lao động và người lao động, là căn cứ đầu tiên để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động, vì thế khi soạn thảo cần thực hiện theo các nội dung mà pháp luật đã quy định.

Có nhiều lỗi thường gặp khi soạn thảo một hợp đồng lao động

Quy định của pháp luật về hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc làm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Đây là sự ràng buộc về công việc và trách nhiệm của người lao động đối với doanh nghiệp và ngược lại doanh nghiệp phải đảm bảo quyền lợi của người lao động đã được thỏa thuận và ký kết trên hợp đồng lao động.

Hình thức của Hợp đồng lao động:

• Phải được giao kết bằng văn bản, được lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản và người sử dụng lao động giữ 01 bản.
• Ngoại lệ, trường hợp công việc tạm thời dưới 03 tháng thì các bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói.

Theo quy định tại Điều 22 Bộ luật lao động năm 2012 thì hợp đồng lao động được giao kết theo một trong các loại sau đây:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: các bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là loại hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng;
• Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

Lỗi thường gặp khi soạn thảo hợp đồng lao động

Không ghi rõ hình thức trả lương cụ thể là một lỗi thường gặp khi soạn thảo HĐLĐ

HĐLĐ là tài liệu pháp lý, bằng chứng quan trọng nhất ghi nhận sự thỏa thuận của các bên và dựa trên nguyên tắc không được trái với các văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước đã ban hành và hiện đang có hiệu lực. Tuy nhiên trên thực tế vẫn hiện hữu các lỗi thường gặp sau:

• Không ghi đủ thông tin của người sử dụng lao động hoặc người lao động;
• Không ghi cụ thể địa điểm làm việc;
• Sử dụng căn cứ áp dụng đã hết hiệu lực;
• Mặc nhiên quy định NLĐ phải làm thêm giờ;
• Quy định NLĐ phải chấp nhận mọi sự điều động khi có yêu cầu;
• Không ghi rõ hình thức trả lương cụ thể;
• Không ghi rõ thời hạn hợp đồng;
• Giữ giấy tờ, bằng cấp của người lao động khi ký hợp đồng lao động; …

Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

Thực tế cho thấy nhiều NLĐ hiện nay khi giao kết hợp đồng lao động thường không hiểu rõ quy định của pháp luật về hợp đồng lao động để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, vì thế mới dẫn đến các lỗi mà chúng tôi đã trình bày trên. Khi soạn thảo HĐLĐ, cần lưu ý các vấn đề sau:

Cần lưu ý về nội dung của HĐLĐ

Về mặt hình thức

Thứ nhất, đảm bảo sử dụng căn cứ pháp lý còn hiệu lực để soạn hợp đồng lao động:

• Cần phải lưu ý về căn cứ pháp lý khi soạn thảo hợp đồng vì từ 01/01/2021 thì Bộ luật Lao động 2019 sẽ chính thức được áp dụng, việc soạn thảo hợp đồng phải được dựa trên Bộ luật mới và các văn bản hướng dẫn kèm theo;
• Bộ luật lao động 2012;
• Luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
• Luật việc làm;
• Pháp luật về thuế;
• Nội quy, điều lệ của công ty,….

Thứ hai, xác định loại hợp đồng lao động hai bên giao kết là hợp đồng lao động không xác định thời hạn, xác định thời hạn hay theo mùa vụ. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản (có thể theo biểu mẫu để phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp), được lập thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản và người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Thứ ba, ghi đủ thông tin của người sử dụng lao động và người lao động. Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cần thể hiện thông tin ai là người đại diện pháp luật của công ty, chức vụ,… để tránh việc khi có tranh chấp, bản hợp đồng lao động đó không được công nhận.

Ngoài ra, cần chú ý thống nhất ngôn ngữ của hợp đồng nếu có yếu tố nước ngoài. Đảm bảo việc tiến hành hợp đồng và ký kết phải bởi người lao động trực tiếp thực hiện.

Về nội dung

Xác đối tượng của hợp đồng là chức vụ của người lao động theo phòng ban nào của công ty, người lao động chịu sự quản lý của ai, báo cáo công việc cho ai, thời hạn hợp đồng là bao lâu:

• Thời hạn hợp đồng: cần nêu rõ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định); thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn).
• Thời gian thử việc;
• Chức danh chuyên môn, phòng ban quản lý.

Ghi rõ các thông tin về thời giờ làm việc và địa điểm làm việc:

• Địa điểm làm việc: Theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Nghị định 05/2015/NĐ-CP, trong trường hợp NLĐ làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau thì doanh nghiệp ghi các địa điểm chính người lao động làm việc trong hợp đồng lao động.
• Thời giờ làm việc: pháp luật lao động đã quy định số giờ làm việc tối đa, được chia theo ngày, tuần (mỗi ngày làm việc không quá 8 giờ, tuần làm việc không quá 48 giờ).
• Về thời giờ nghỉ ngơi: bao gồm việc nghỉ giữa ca, buổi, ngày nghỉ trong tuần, trong năm, nghỉ việc riêng, nghỉ theo chế độ đối với lao động đặc biệt. Pháp luật đã có quy định mức thời giờ nghỉ ngơi tối thiểu, các bên không được phép thỏa thuận về thời giờ nghỉ ngơi ít hơn.
• Trong trường hợp nhân viên phải làm việc ngoài giờ làm việc bình thường (tức làm thêm giờ) để hoàn thành công việc phát sinh thêm mà công ty giao thì vấn đề này phải được sự đồng ý của người lao động và thời gian làm thêm giờ cũng phải đáp ứng theo quy định về lao động.

Chế độ lương và các loại trợ cấp:

• Mức lương: Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp dụng, ví dụ như: thang lương, bậc, hệ số.
• Hình thức trả lương: tùy vào các hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, trả lương khoán; trả lương cho NLĐ thử việc, khi NLĐ làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ, khi ngừng việc…
• Phụ cấp: trong HĐ phải ghi rõ loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp tại thời điểm ký kết HĐLĐ mà NLĐ được hưởng.
• Tiền thưởng: Trong bản hợp đồng các bên có thể ghi cụ thể các loại tiền thưởng, điều kiện xét thưởng và mức tiền thưởng.
• Chế độ nâng lương (nếu có).
• Điều khoản về bảo hiểm: Khi tham gia quan hệ HĐLĐ, NLĐ có thể đóng các loại bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…
• Được hưởng phúc lợi xã hội như thế nào: trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp mất việc, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,….

Quyền và nghĩa vụ của các bên: Bao gồm các điều khoản về các quyền lợi, chế độ mà NLĐ được hưởng, tương ứng về quyền tổ chức, điều hành, quản lý và phân công lao động của NSDLĐ:

• Mô tả công việc: đây là căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện nghĩa vụ lao động của NLĐ và xác định trách nhiệm pháp luật của các bên khi xem xét trách nhiệm kỷ luật lao động, trả công lao động, trong xét khen thưởng…do đó khi giao kết HĐLĐ, các bên phải thỏa thuận với nhau đầy đủ và cụ thể về chức vụ, công việc phải làm.
• Điều kiện an toàn lao động, vệ sinh lao động, công cụ, phương tiện làm việc: Nội dung chủ yếu của điều khoản này là chế độ bảo hộ lao động. Tùy thuộc vào từng loại công việc mà các bên phải ghi trong HĐLĐ về chế độ trang bị bảo hộ theo mức bằng hoặc cao hơn so với tiêu chuẩn nhà nước quy định.
• Quyền và nghĩa vụ gia nhập công đoàn.
• Chính sách về thuế, nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân,…

Điều khoản về chấm dứt hợp đồng lao động:

• Hết hạn hợp đồng;
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng;
• Hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng;
• Người lao động bị kết án tù giam hoặc bị cấm làm công việc cũ theo quyết định của Toà án;
• Người lao động chết; mất tích theo tuyên bố của Toà án.
• Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Chú ý soạn thảo cơ chế giải quyết tranh chấp, xác định sưa dụng luật và cơ quan nào giải quyết. Khi người lao động gây thiệt hại cho bên thứ ba, Công ty phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người thứ ba, người lao động có trách nhiệm hoàn trả tiền này cho Công ty căn cứ vào cam kết của các bên trong hợp đồng.

Cần quy định cụ thể trong nội quy lao động, trường hợp người lao động gặp sai sót thì sẽ bị xử lý kỷ luật như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương hoặc sa thải (ở mức độ nghiêm trọng).

Trên đây là các lưu ý khi thực hiện việc soạn thảo hợp đồng lao động. Nếu quý bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu hỗ trợ, xin vui lòng gọi ngay Công ty Luật Long Phan PMT qua hotline để được tư vấn kịp thời. Xin cảm ơn.

Có thể bạn quan tâm

• Khởi kiện đòi bồi thường khi bị đuổi việc
• Chấm dứt hợp đồng vì corona
• Bị công ty cho nghỉ việc vi thay đổi cơ cấu

Bài viết nói về: Các điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động
Nguồn trích dẫn từ:Luật Long Phan PMT
Tác giả:Phan Mạnh Thăng

April 10, 2020 at 01:00PM