Các loại báo cáo lao động doanh nghiệp phải nộp không giống nhau trong mọi trường hợp mà phụ thuộc vào việc sử dụng lao động, lĩnh vực hoạt động, địa điểm kinh doanh và những sự kiện phát sinh trong quá trình vận hành. Việc xác định đúng từng loại báo cáo, thời hạn và cơ quan tiếp nhận giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ pháp luật, hạn chế nguy cơ bị xử phạt khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Phân loại nghĩa vụ báo cáo lao động doanh nghiệp cần thực hiện
Không phải doanh nghiệp nào cũng phải đồng thời lập và gửi tất cả các loại báo cáo liên quan đến lao động. Tùy mô hình hoạt động, số lượng và nhóm người lao động đang sử dụng, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ báo cáo định kỳ, khai báo ngay khi xảy ra sự cố hoặc thực hiện báo cáo riêng đối với hoạt động chuyên ngành.
Một số nhóm báo cáo thường gặp gồm:
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý cơ quan tiếp nhận có thể khác nhau tùy từng địa phương. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, một số báo cáo còn phải đồng thời gửi đến cơ quan quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Bên cạnh đó, nghĩa vụ khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động cần được phân biệt với nghĩa vụ báo cáo biến động lao động định kỳ sau khi doanh nghiệp đã đi vào vận hành.
Những báo cáo định kỳ phổ biến đối với doanh nghiệp có sử dụng lao động
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần kiểm soát riêng từng biểu mẫu, kỳ báo cáo và cơ quan nhận hồ sơ. Hai nghĩa vụ thường xuyên nhất gồm báo cáo tình hình thay đổi về lao động và báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động.
Mỗi loại có mục đích, dữ liệu và mốc thời gian khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một bộ số liệu hoặc một hồ sơ để thay thế cho nhiều nghĩa vụ báo cáo khác nhau.
Khai trình sử dụng lao động và báo cáo biến động lao động
Khai trình việc sử dụng lao động được thực hiện khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Sau đó, trong quá trình tuyển dụng, điều chuyển hoặc chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp phải thực hiện chế độ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo kỳ luật định.
Đây là hai nghĩa vụ riêng biệt. Việc doanh nghiệp đã khai trình lao động ban đầu không có nghĩa được miễn báo cáo tình hình thay đổi lao động trong quá trình hoạt động.
Để chuẩn bị báo cáo chính xác, doanh nghiệp nên thống nhất dữ liệu giữa hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương và thông tin bảo hiểm xã hội. Các nội dung cần rà soát thường bao gồm:
Tổng số người lao động làm việc tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện;
Số lượng lao động tăng hoặc giảm trong kỳ;
Loại hợp đồng lao động của từng người;
Vị trí việc làm và trình độ chuyên môn;
Tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội;
Các thông tin khác theo Mẫu số 01/PLI.
Việc kiểm tra chéo dữ liệu trước khi gửi báo cáo giúp doanh nghiệp tránh tình trạng số lao động trên báo cáo không trùng khớp với danh sách đóng bảo hiểm xã hội hoặc hồ sơ trả lương.
Theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 129/2025/NĐ-CP, định kỳ 06 tháng, trước ngày 05/6, và hằng năm, trước ngày 05/12, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Nếu không thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể lập bản giấy theo Mẫu số 01/PLI và gửi đến Sở Nội vụ, đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực tương ứng.
Đối với người lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, báo cáo còn phải được gửi đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Báo cáo hằng năm về công tác an toàn, vệ sinh lao động
Báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động không chỉ tổng hợp số vụ tai nạn đã xảy ra mà còn phản ánh toàn bộ quá trình doanh nghiệp tổ chức các biện pháp bảo đảm an toàn tại nơi làm việc trong năm.
Khi lập báo cáo, doanh nghiệp nên đối chiếu số liệu với kế hoạch an toàn, hồ sơ huấn luyện, hồ sơ kiểm định thiết bị, kết quả quan trắc môi trường lao động và tài liệu khám sức khỏe nghề nghiệp.
Một số nhóm thông tin cần được tổng hợp gồm:
Tổng số người lao động;
Bộ phận hoặc người phụ trách công tác an toàn, vệ sinh lao động;
Kết quả huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động;
Tình hình hoạt động của mạng lưới an toàn, vệ sinh viên;
Kết quả kiểm định máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt;
Hoạt động quan trắc môi trường lao động;
Khám sức khỏe định kỳ và khám phát hiện bệnh nghề nghiệp;
Số vụ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp;
Chi phí dành cho hoạt động an toàn, vệ sinh lao động;
Biện pháp khắc phục hạn chế;
Kế hoạch triển khai trong năm tiếp theo.
Căn cứ Khoản 2 Điều 10 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp gửi báo cáo trước ngày 10/01 của năm tiếp theo đến Sở Nội vụ và Sở Y tế.
Báo cáo có thể được gửi trực tiếp hoặc thông qua fax, bưu điện, thư điện tử theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH.
Đối với cơ sở thuộc nhóm có nguy cơ cao, Điều 8 và Khoản 3 Điều 9 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH yêu cầu thực hiện tự kiểm tra toàn diện ít nhất 01 lần trong 06 tháng ở cấp cơ sở và ít nhất 01 lần trong 03 tháng tại phân xưởng, tổ, đội.
Đối với các ngành nghề còn lại, theo Khoản 4 Điều 9 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH, việc kiểm tra toàn diện được thực hiện tối thiểu 01 lần mỗi năm ở cấp cơ sở và 01 lần trong 06 tháng tại phân xưởng, tổ, đội.
Các biên bản kiểm tra là nguồn dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp chứng minh thông tin trong báo cáo. Nếu báo cáo thể hiện đã thực hiện huấn luyện, quan trắc hoặc kiểm định nhưng doanh nghiệp không lưu được hồ sơ tương ứng thì có thể phát sinh rủi ro khi thanh tra.
Báo cáo an toàn, vệ sinh lao động phải phản ánh số liệu thực tế về huấn luyện, kiểm định, môi trường lao động và tai nạn phát sinh.
Khai báo và báo cáo khi xảy ra tai nạn lao động, sự cố nghiêm trọng
Doanh nghiệp cần phân biệt nghĩa vụ khai báo khẩn cấp với chế độ thống kê, báo cáo định kỳ về tai nạn lao động.
Khi sự cố thuộc trường hợp phải khai báo ngay, doanh nghiệp không được chờ đến kỳ tổng hợp báo cáo mới thông tin cho cơ quan nhà nước. Ngược lại, việc đã khai báo sự cố ngay sau khi xảy ra cũng không loại trừ trách nhiệm thống kê tai nạn vào báo cáo định kỳ sau đó.
Trường hợp phải khai báo ngay khi xảy ra sự cố
Khi xảy ra tai nạn hoặc sự cố nghiêm trọng, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện nghĩa vụ khai báo, đồng thời bảo vệ hiện trường và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xác minh vụ việc.
Theo Khoản 1 Điều 48 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, khi xảy ra sự cố làm chết người hoặc làm bị thương nặng từ 02 người trở lên mà nạn nhân không phải người lao động thuộc quyền quản lý, hoặc có người lao động bị nạn nhưng chưa xác định được thương vong theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, người sử dụng lao động tại cơ sở xảy ra sự cố phải khai báo với Sở Nội vụ nơi xảy ra sự cố.
Nếu có người chết, vụ việc còn phải được khai báo với Công an cấp xã theo Mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Để hạn chế tình trạng xử lý chậm, doanh nghiệp nên xây dựng trước quy trình phản ứng nội bộ, xác định rõ:
Người có trách nhiệm tiếp nhận thông tin;
Người thực hiện khai báo;
Đầu mối liên hệ với cơ quan nhà nước;
Cách bảo quản hồ sơ và hiện trường;
Người đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng.
Việc có quy trình rõ ràng giúp tránh tình trạng bộ phận nhân sự hoặc quản lý phải chờ phê duyệt qua nhiều cấp trong khi pháp luật yêu cầu khai báo ngay.
Tổng hợp và báo cáo tai nạn lao động theo định kỳ
Sau giai đoạn khai báo và xử lý ban đầu, doanh nghiệp vẫn phải thống kê các vụ tai nạn lao động theo kỳ 06 tháng và hằng năm.
Báo cáo cần phản ánh đầy đủ số vụ việc, số người bị tai nạn, thiệt hại, nguyên nhân và biện pháp phòng ngừa. Những vụ việc trước đó đã được khai báo hoặc điều tra vẫn phải được đưa vào số liệu tổng hợp theo quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
Khai báo khẩn cấp: thực hiện ngay khi xảy ra tai nạn hoặc sự cố thuộc diện nghiêm trọng;
Báo cáo định kỳ: tổng hợp số vụ, số người bị nạn, thời gian nghỉ việc, các khoản chi phí, bồi thường và nguyên nhân;
Biện pháp phòng ngừa: cần thể hiện giải pháp khắc phục và hạn chế tái diễn sự cố;
Không thay thế lẫn nhau: báo cáo tai nạn lao động không thay cho báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động hằng năm.
Theo Khoản 3 Điều 20 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi vi phạm nghĩa vụ báo cáo định kỳ về tai nạn lao động có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân.
Trường hợp chủ thể vi phạm là tổ chức, mức phạt được xác định bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định này.
Các nghĩa vụ báo cáo đối với hoạt động và nhóm lao động đặc thù
Ngoài báo cáo áp dụng phổ biến, một số doanh nghiệp còn phát sinh nghĩa vụ báo cáo chuyên biệt tùy theo loại lao động hoặc lĩnh vực hoạt động.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nghĩa vụ nào là báo cáo định kỳ, nghĩa vụ nào chỉ phát sinh khi có yêu cầu hoặc khi xảy ra một sự kiện cụ thể.
Quy định liên quan báo cáo sử dụng lao động nước ngoài
Trước đây, khoản 1 Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động nước ngoài phải lập báo cáo 06 tháng đầu năm và báo cáo hằng năm về tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 07/PLI.
Theo quy định này, báo cáo 06 tháng đầu năm phải thực hiện trước ngày 05/7, còn báo cáo hằng năm phải hoàn thành trước ngày 05/01 năm sau.
Thời gian chốt số liệu báo cáo 06 tháng được tính từ ngày 15/12 của năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14/6 của kỳ báo cáo; số liệu báo cáo năm được tính từ ngày 15/12 năm trước đến ngày 14/12 của kỳ báo cáo.
Tuy nhiên, Khoản 2 Điều 35 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nội dung về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực.
Theo đó, từ ngày 07/8/2025, các quy định nói trên tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực, bao gồm Điều 6 về chế độ báo cáo sử dụng lao động nước ngoài.
Do vậy, theo căn cứ được viện dẫn, đến năm 2026 không còn cơ sở áp dụng Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP để yêu cầu doanh nghiệp lập báo cáo sử dụng lao động nước ngoài theo chế độ trước đây.
Báo cáo của doanh nghiệp cho thuê lại lao động và doanh nghiệp đưa lao động đi nước ngoài
Doanh nghiệp thực hiện hoạt động cho thuê lại lao động phải đáp ứng các yêu cầu chuyên ngành, trong đó có nghĩa vụ báo cáo riêng.
Khái niệm doanh nghiệp cho thuê lại lao động được ghi nhận tại Điều 12 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Khoản IV Phần C Mục 1 Phụ lục I.4 Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, tiếp tục quy định về doanh nghiệp thực hiện hoạt động cho thuê lại lao động.
Theo Khoản XI Phần C Mục 1 Phụ lục I.4 Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP, doanh nghiệp thuộc nhóm này cần lưu ý các nghĩa vụ:
Định kỳ hằng quý, trước ngày 05 của tháng đầu quý, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình cho thuê lại lao động đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính;
Đồng thời gửi báo cáo đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động cho thuê lại lao động;
Báo cáo được thực hiện theo Mẫu số 03 Phụ lục I.4 ban hành kèm Nghị quyết;
Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hoạt động cho thuê lại lao động, doanh nghiệp thực hiện thanh lý các hợp đồng đang tồn tại và giải quyết quyền, lợi ích của người lao động thuê lại cũng như bên thuê lại;
Những sự cố phát sinh liên quan đến hoạt động cho thuê lại lao động phải được báo cáo kịp thời đến cơ quan có thẩm quyền hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
Đối với hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài, doanh nghiệp và chủ thể thuộc diện áp dụng phải thực hiện chế độ báo cáo chuyên ngành theo Khoản 1 Điều 15 Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH.
Việc lập lịch theo dõi nghĩa vụ báo cáo giúp doanh nghiệp hạn chế nộp chậm, sai biểu mẫu hoặc bỏ sót thủ tục lao động.
Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế nộp báo cáo cho cơ quan nào?
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, việc chỉ gửi hồ sơ cho một cơ quan có thể chưa đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ pháp luật.
Tùy từng loại báo cáo, doanh nghiệp có thể phải đồng thời làm việc với Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Riêng đối với báo cáo tình hình thay đổi về lao động, người sử dụng lao động có lao động làm việc tại khu công nghiệp, khu kinh tế phải gửi báo cáo đến:
Sở Nội vụ;
Cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Nghĩa vụ này được xác định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Do cách tổ chức đầu mối hành chính có thể khác nhau giữa các địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục tiếp nhận tại nơi hoạt động trước mỗi kỳ báo cáo.
Hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị khi có thanh tra lao động
Khi cơ quan quản lý nhà nước tiến hành thanh tra hoặc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu, các báo cáo đã nộp thường được đối chiếu với hồ sơ thực tế.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ:
Danh sách người lao động;
Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng;
Bảng chấm công và bảng lương;
Tài liệu liên quan đến làm thêm giờ;
Hồ sơ bảo hiểm xã hội;
Hồ sơ khám sức khỏe và bệnh nghề nghiệp;
Hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động;
Hồ sơ kiểm định máy, thiết bị;
Kết quả quan trắc môi trường lao động;
Hồ sơ về đối thoại tại nơi làm việc;
Quy chế dân chủ ở cơ sở.
Theo Điểm c Khoản 3 Điều 37 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn phải báo cáo về việc thực hiện đối thoại và quy chế dân chủ ở cơ sở khi có yêu cầu.
Do đó, trước khi cung cấp tài liệu cho đoàn thanh tra, doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất giữa hồ sơ gốc và các báo cáo trước đó.
Mức xử phạt khi doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ báo cáo lao động
Không nộp báo cáo, nộp chậm, kê khai thiếu hoặc cung cấp thông tin không chính xác có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, một số mức phạt đối với cá nhân gồm:
Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: không thực hiện báo cáo tình hình cho thuê lại lao động, theo Điểm b Khoản 3 Điều 13;
Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: không báo cáo, báo cáo sai hoặc không đúng thời hạn về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo Điểm a Khoản 1 Điều 32;
Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: không báo cáo tình hình thay đổi về lao động, theo Điểm c Khoản 2 Điều 8;
Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: không báo cáo định kỳ, báo cáo thiếu, sai hoặc không đúng thời hạn về tai nạn lao động theo Khoản 3 Điều 20;
Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: không báo cáo tình hình thực hiện đối thoại và quy chế dân chủ khi được yêu cầu, theo Khoản 6 Điều 15;
Từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng: không khai báo, khai báo chậm hoặc khai báo không đúng sự thật đối với tai nạn, sự cố nghiêm trọng, theo Điểm đ Khoản 3 Điều 21.
Các mức nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Khi tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền bằng 02 lần mức áp dụng cho cá nhân theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Tư vấn và hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ báo cáo lao động tại Long Phan PMT
Việc quản lý báo cáo lao động đòi hỏi doanh nghiệp theo dõi đồng thời nhiều mốc thời gian, biểu mẫu và cơ quan tiếp nhận. Tư vấn Long Phan hỗ trợ khách hàng rà soát và thực hiện các công việc liên quan đến báo cáo lao động gồm:
Kiểm tra danh sách nhân sự, hợp đồng lao động, dữ liệu bảo hiểm xã hội và biến động lao động để phục vụ lập báo cáo;
Tổng hợp thông tin, rà soát biểu mẫu và đại diện thực hiện thủ tục nộp báo cáo tại cơ quan có thẩm quyền;
Xây dựng lịch theo dõi các thời hạn báo cáo để hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc nộp muộn;
Rà soát hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động, hồ sơ huấn luyện, kiểm định thiết bị, quan trắc môi trường và khám sức khỏe;
Hướng dẫn doanh nghiệp xử lý nghĩa vụ khai báo khi xảy ra tai nạn lao động hoặc sự cố nghiêm trọng;
Hỗ trợ rà soát hồ sơ liên quan người lao động nước ngoài và các nghĩa vụ pháp lý phát sinh;
Kiểm tra bảng lương, chấm công, hợp đồng, bảo hiểm xã hội và hồ sơ dân chủ tại cơ sở trước khi thanh tra;
Đánh giá nguy cơ vi phạm, xác định nội dung cần khắc phục trước khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan quản lý.
Kết luận:
Doanh nghiệp cần xác định từng loại báo cáo lao động dựa trên đối tượng sử dụng lao động, ngành nghề, địa điểm hoạt động và sự kiện thực tế. Các nghĩa vụ cần đặc biệt lưu ý gồm báo cáo tình hình thay đổi lao động, báo cáo an toàn, vệ sinh lao động, khai báo và thống kê tai nạn lao động cũng như các báo cáo chuyên ngành phát sinh. Việc nộp thiếu, sai thời hạn hoặc sai cơ quan tiếp nhận có thể dẫn đến xử phạt hành chính và gây bất lợi khi thanh tra.
Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Quy định chi tiết hiện hành về các loại báo cáo lao động doanh nghiệp phải nộp
>>>Xem thêm: Quy định về thuê lại lao động
0 comments
Đăng nhận xét