Trong hoạt động mua bán hàng hóa, việc giao hàng không đúng thời điểm cam kết có thể làm gián đoạn sản xuất, phát sinh chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh của bên mua. Vì vậy, việc xác định phạt hợp đồng do chậm giao hàng và cơ chế xử lý khi bên bán giao hàng trễ cần được đặt trong mối quan hệ giữa nội dung hợp đồng, phần nghĩa vụ thực tế bị vi phạm và quy định pháp luật điều chỉnh. Không phải mọi trường hợp giao hàng muộn đều đương nhiên phát sinh tiền phạt, cũng không thể mặc nhiên lấy toàn bộ giá trị hợp đồng để tính mức phạt. Long Phan PMT phân tích cụ thể điều kiện áp dụng, giới hạn mức phạt, cách tính, bồi thường thiệt hại, trình tự yêu cầu và phương án giải quyết tranh chấp để doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Điều kiện phát sinh quyền phạt khi bên bán chậm giao hàng
Để xác định bên mua có quyền yêu cầu phạt vi phạm hay không, trước hết cần làm rõ nghĩa vụ giao hàng đã đến hạn hay chưa, hợp đồng có điều khoản phạt hay không và có tồn tại trường hợp miễn trách nhiệm cho bên vi phạm hay không. Việc hàng hóa thực tế được giao sau dự kiến chưa đủ để kết luận ngay rằng bên bán phải chịu tiền phạt.
Xác định chính xác thời hạn bên bán phải giao hàng
Thời điểm hoàn thành nghĩa vụ giao hàng là căn cứ đầu tiên để đánh giá hành vi vi phạm.
Theo Điều 37 Luật Thương mại 2005, cách xác định thời hạn giao hàng phụ thuộc vào nội dung mà các bên đã thống nhất. Nếu hợp đồng quy định một ngày hoặc thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ đúng thời điểm đó. Trường hợp hợp đồng chỉ xác định một khoảng thời gian, bên bán có thể thực hiện việc giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong khoảng thời gian đã thống nhất nhưng phải thông báo trước cho bên mua.
Nếu hợp đồng hoàn toàn không xác định thời điểm giao hàng, nghĩa vụ này phải được thực hiện trong một thời hạn hợp lý kể từ khi hợp đồng được giao kết.
Do đó, khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các tài liệu có khả năng chứng minh mốc giao hàng, chẳng hạn:
Hợp đồng mua bán hàng hóa;
Phụ lục hợp đồng;
Đơn đặt hàng hoặc PO;
Kế hoạch, lịch trình giao hàng đã được xác nhận;
Email, tin nhắn hoặc thông báo điều chỉnh lịch giao;
Vận đơn;
Phiếu xuất kho, nhập kho;
Biên bản bàn giao;
Biên bản nghiệm thu;
Tài liệu điện tử xác nhận thời điểm hàng hóa được giao thực tế.
Một vấn đề cần đặc biệt chú ý là việc gia hạn thời gian giao hàng. Nếu sau khi ký hợp đồng các bên tiếp tục thỏa thuận kéo dài hoặc thay đổi thời hạn thực hiện nghĩa vụ thì thời hạn mới, nếu được xác lập hợp lệ, phải được sử dụng để xác định có vi phạm hay không. Khi đó, không thể tiếp tục căn cứ hoàn toàn vào ngày giao hàng ghi trong thỏa thuận ban đầu.
Phạt vi phạm phải được các bên thỏa thuận trong hợp đồng
Theo Điều 300 Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm là chế tài được áp dụng khi bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm trả khoản tiền phạt theo nội dung mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp được miễn trách nhiệm theo Điều 294 Luật này.
Như vậy, trong quan hệ thương mại, quyền yêu cầu phạt không tự động phát sinh chỉ vì có hành vi giao hàng chậm. Hợp đồng cần tồn tại thỏa thuận về phạt vi phạm.
Khi rà soát điều khoản này, doanh nghiệp nên xác định rõ:
Chậm giao hàng có được liệt kê là hành vi phải chịu phạt hay không;
Tỷ lệ hoặc mức tiền phạt được xác định như thế nào;
Giá trị nào được sử dụng làm căn cứ tính tiền phạt;
Tiền phạt tính một lần hay tính theo số ngày chậm;
Có giới hạn tối đa cho khoản phạt hay không;
Điều khoản phạt có gắn với từng đợt giao hàng hoặc từng nhóm nghĩa vụ riêng biệt hay không.
Trường hợp hợp đồng không hề có thỏa thuận về phạt vi phạm, bên mua không thể sau khi xảy ra vi phạm tự xác lập một tỷ lệ phạt rồi yêu cầu bên bán thanh toán.
Tuy nhiên, việc không có điều khoản phạt không đồng nghĩa với việc bên bị vi phạm mất mọi quyền yêu cầu về tài chính. Nếu thiệt hại thực tế phát sinh và đáp ứng các điều kiện luật định, bên bị vi phạm vẫn có thể yêu cầu bồi thường theo Điều 302, Điều 303 và Điều 304 Luật Thương mại 2005.
Xem xét các trường hợp bên bán được miễn trách nhiệm
Chậm giao hàng là hành vi vi phạm nghĩa vụ nhưng không phải trong mọi trường hợp bên bán đều phải chịu chế tài.
Theo khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005, bên vi phạm có thể được miễn trách nhiệm khi thuộc một trong các trường hợp:
Xảy ra trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thỏa thuận;
Xảy ra sự kiện bất khả kháng;
Hành vi vi phạm hoàn toàn do lỗi của bên còn lại;
Vi phạm phát sinh do bên vi phạm phải thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà tại thời điểm ký hợp đồng các bên không thể biết trước.
Bên nào viện dẫn căn cứ miễn trách nhiệm thì bên đó phải chứng minh việc mình thực sự thuộc trường hợp được pháp luật hoặc hợp đồng ghi nhận.
Do vậy, khi bên bán cho rằng giao hàng chậm xuất phát từ thiên tai, việc cấm hoặc hạn chế vận chuyển, quyết định của cơ quan nhà nước hay lỗi của bên mua, không nên chỉ dựa vào tên gọi của sự kiện. Cần xem xét thời điểm sự kiện xảy ra, phạm vi tác động, tài liệu chứng minh và đặc biệt là mối quan hệ trực tiếp giữa sự kiện đó với việc bên bán không thể hoàn thành nghĩa vụ đúng thời hạn.
Nghĩa vụ thông báo khi xảy ra căn cứ miễn trách nhiệm
Ngoài việc chứng minh có căn cứ miễn trách nhiệm, bên vi phạm còn phải chú ý đến nghĩa vụ thông báo.
Theo Điều 295 Luật Thương mại 2005, khi xuất hiện trường hợp miễn trách nhiệm, bên vi phạm phải thông báo ngay bằng văn bản cho bên còn lại về sự kiện và hậu quả có khả năng phát sinh.
Khi căn cứ miễn trách nhiệm chấm dứt, bên vi phạm cũng phải thông báo cho bên kia nếu nghĩa vụ thông báo trước đó chưa được thực hiện đầy đủ.
Nếu không thông báo hoặc thông báo không kịp thời, bên vi phạm có thể phải bồi thường phần thiệt hại phát sinh do chính việc không thông báo hoặc chậm thông báo.
Vì vậy, hai vấn đề cần được đánh giá độc lập: thứ nhất là có thực sự tồn tại sự kiện làm phát sinh căn cứ miễn trách nhiệm hay không; thứ hai là bên vi phạm đã hoàn thành nghĩa vụ thông báo theo đúng quy định hay chưa.
Cách xác định mức phạt đối với hành vi giao hàng chậm
Trong hợp đồng thương mại, tiền phạt không mặc nhiên được tính trên toàn bộ giá trị hợp đồng. Doanh nghiệp cần xác định chính xác nghĩa vụ nào đã bị vi phạm và giá trị tương ứng của nghĩa vụ đó.
Giới hạn mức phạt theo Luật Thương mại 2005
Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt đối với một hành vi vi phạm hoặc tổng mức phạt đối với nhiều hành vi vi phạm do các bên thỏa thuận nhưng không được vượt quá:
8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.
Ngoại lệ được đặt ra đối với trường hợp quy định tại Điều 266 Luật Thương mại 2005, liên quan đến thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cấp chứng thư giám định có kết quả sai do lỗi vô ý.
Điểm cần lưu ý là pháp luật sử dụng khái niệm “giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”, chứ không quy định mặc nhiên tính 8% trên tổng giá trị của toàn bộ hợp đồng.
Ví dụ, một hợp đồng có tổng giá trị 5 tỷ đồng nhưng chỉ một đợt hàng trị giá 500 triệu đồng được giao chậm. Nếu nghĩa vụ giao hàng của đợt này có thể xác định độc lập, căn cứ tính giới hạn phạt cần được xem xét trên giá trị 500 triệu đồng, thay vì tự động sử dụng 5 tỷ đồng.
Trường hợp hợp đồng ghi mức phạt cao hơn 8%
Trên thực tế, không ít hợp đồng quy định mức phạt 10%, 15%, thậm chí cao hơn giá trị nghĩa vụ vi phạm.
Nếu giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh của Điều 301 Luật Thương mại 2005, thỏa thuận của các bên vẫn phải được xem xét trong giới hạn tối đa mà điều luật này cho phép.
Do đó, khi yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài giải quyết tranh chấp, phần yêu cầu vượt quá mức giới hạn theo Điều 301 sẽ không có cơ sở để được chấp nhận theo Luật Thương mại.
Không nên hiểu rằng Tòa án hoặc Trọng tài luôn “sửa điều khoản hợp đồng về 8%”. Chính xác hơn, giới hạn 8% là giới hạn pháp luật đặt ra đối với khoản tiền phạt có thể được yêu cầu trong trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.
Hợp đồng dân sự có áp dụng mức trần 8% hay không?
Không nên áp dụng mức giới hạn 8% cho tất cả các loại hợp đồng.
Theo khoản 2 Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp luật có liên quan quy định khác.
Bộ luật Dân sự 2015 không quy định một mức trần chung 8% đối với tất cả hợp đồng dân sự.
Do đó, cần phân biệt:
Quan hệ thuộc phạm vi Luật Thương mại 2005 thì xem xét Điều 301;
Quan hệ dân sự thuần túy thì đối chiếu Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015;
Nếu giao dịch thuộc lĩnh vực có luật chuyên ngành quy định riêng thì cần ưu tiên xem xét quy định chuyên ngành tương ứng.
Việc lựa chọn luật áp dụng không chỉ dựa vào tên của hợp đồng. Chủ thể tham gia, mục đích của giao dịch, nội dung quan hệ và phạm vi điều chỉnh của từng văn bản đều phải được đánh giá.
Cách xác định giá trị phần nghĩa vụ đã bị vi phạm
Đây là một trong những nội dung thường gây tranh luận khi xác định tiền phạt.
Tùy cách tổ chức nghĩa vụ trong hợp đồng, có thể chia thành các trường hợp:
Nếu toàn bộ lô hàng được giao trễ, có thể xem xét giá trị của toàn bộ lô hàng bị chậm;
Nếu chỉ một phần hàng hóa giao trễ thì cần xác định riêng giá trị phần đó;
Nếu hàng hóa được giao thành nhiều đợt nhưng chỉ một đợt không đúng hạn thì căn cứ tính phạt trước hết là giá trị nghĩa vụ thuộc đợt giao hàng bị vi phạm;
Nếu trong cùng một đợt có hàng giao đúng và hàng giao trễ thì phần hàng giao đúng thời hạn về nguyên tắc không thuộc phần nghĩa vụ vi phạm về thời hạn.
Giả sử hợp đồng có tổng giá trị 1 tỷ đồng nhưng hàng hóa bị chậm chỉ có giá trị 200 triệu đồng. Nếu phần nghĩa vụ này được tách biệt và xác định cụ thể trong hợp đồng thì về nguyên tắc, 200 triệu đồng là giá trị cần được xem xét khi tính khoản phạt cho hành vi chậm giao.
Công thức xác định tiền phạt
Công thức cơ bản có thể xác định như sau:
Tiền phạt = Giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm × Tỷ lệ phạt được áp dụng
Ví dụ:
Tổng giá trị hợp đồng: 1 tỷ đồng;
Giá trị lô hàng bị giao trễ: 200 triệu đồng;
Mức phạt hợp lệ theo thỏa thuận: 8%.
Khoản phạt tương ứng:
200.000.000 đồng × 8% = 16.000.000 đồng.
Nếu hợp đồng quy định tiền phạt theo từng ngày giao hàng chậm, doanh nghiệp cần áp dụng công thức đã thống nhất để tính khoản tiền phát sinh theo số ngày thực tế.
Tuy nhiên, nếu Luật Thương mại 2005 điều chỉnh quan hệ này thì tổng số tiền phạt cuối cùng vẫn phải tuân thủ giới hạn tại Điều 301 Luật Thương mại 2005.
Mức phạt thương mại tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm.
Có thể đồng thời yêu cầu tiền phạt và bồi thường thiệt hại không?
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai chế tài có bản chất khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên cộng gộp hai khoản thành một yêu cầu duy nhất mà cần xác định riêng căn cứ, điều kiện và số tiền tương ứng.
Đối với quan hệ thương mại
Theo Điều 307 Luật Thương mại 2005:
Khi các bên không có thỏa thuận phạt vi phạm, bên bị vi phạm vẫn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu đáp ứng điều kiện;
Khi hợp đồng có thỏa thuận phạt, bên bị vi phạm có thể đồng thời áp dụng phạt vi phạm và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp Luật Thương mại có quy định khác.
Do đó, trong vụ việc giao hàng chậm, bên mua có thể yêu cầu bên bán thanh toán cả tiền phạt theo điều khoản hợp đồng và khoản thiệt hại thực tế phát sinh từ hành vi vi phạm.
Hai khoản phải được tính và chứng minh độc lập.
Điều kiện để yêu cầu bồi thường thiệt hại
Theo Điều 303 Luật Thương mại 2005, trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh khi có đầy đủ các yếu tố:
Có hành vi vi phạm hợp đồng;
Có thiệt hại thực tế;
Hành vi vi phạm là nguyên nhân trực tiếp gây ra thiệt hại.
Theo Điều 302 Luật Thương mại 2005, giá trị bồi thường bao gồm tổn thất thực tế, trực tiếp mà bên bị vi phạm phải chịu và khoản lợi trực tiếp mà bên này đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm.
Đồng thời, theo Điều 304 Luật Thương mại 2005, bên yêu cầu bồi thường có nghĩa vụ chứng minh tổn thất, mức độ tổn thất và khoản lợi trực tiếp mà mình bị mất.
Chẳng hạn, nếu hàng hóa giao chậm khiến dây chuyền sản xuất phải ngừng hoạt động, doanh nghiệp không chỉ cần chứng minh hàng đã đến trễ mà còn phải chứng minh được chi phí hoặc tổn thất cụ thể phát sinh do việc chậm giao.
Nghĩa vụ hạn chế thiệt hại
Theo Điều 305 Luật Thương mại 2005, bên yêu cầu bồi thường phải sử dụng các biện pháp hợp lý để hạn chế tổn thất, kể cả khoản lợi trực tiếp đáng lẽ được hưởng do hành vi vi phạm gây ra.
Nếu không áp dụng biện pháp hạn chế trong điều kiện có thể thực hiện một cách hợp lý, bên vi phạm có quyền yêu cầu giảm khoản bồi thường tương ứng với mức thiệt hại đáng lẽ có thể được ngăn chặn hoặc hạn chế.
Quy định này áp dụng đối với khoản bồi thường thiệt hại, không phải căn cứ đương nhiên để giảm khoản phạt vi phạm đã được xác định hợp pháp theo Điều 300 và Điều 301 Luật Thương mại 2005.
Đối với hợp đồng dân sự
Cơ chế của Bộ luật Dân sự có điểm khác với Luật Thương mại.
Theo khoản 3 Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể thỏa thuận:
Chỉ áp dụng phạt vi phạm; hoặc
Đồng thời áp dụng phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
Nếu hợp đồng chỉ thỏa thuận việc phạt mà không có nội dung cho phép vừa phạt vừa bồi thường thì bên vi phạm chỉ phải chịu phạt vi phạm theo cơ chế tại Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015.
Vì vậy, trước khi đưa ra yêu cầu, doanh nghiệp phải xác định chính xác quan hệ đang chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại hay Bộ luật Dân sự.
Yêu cầu bên bán tiếp tục giao hàng có làm mất quyền phạt không?
Trong nhiều trường hợp, điều mà bên mua thực sự cần vẫn là hàng hóa để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Khi đó, việc buộc đối tác hoàn thành nghĩa vụ có thể cần thiết hơn việc chấm dứt ngay hợp đồng.
Theo Điều 297 và khoản 1 Điều 299 Luật Thương mại 2005, việc bên mua tiếp tục yêu cầu bên bán thực hiện nghĩa vụ không đương nhiên làm mất quyền yêu cầu phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại.
Quyền buộc bên bán thực hiện đúng hợp đồng
Theo Điều 297 Luật Thương mại 2005, buộc thực hiện đúng hợp đồng là việc bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm thực hiện đúng nghĩa vụ đã thỏa thuận hoặc sử dụng những biện pháp khác để hợp đồng được thực hiện, đồng thời bên vi phạm phải chịu các chi phí phát sinh theo điều kiện pháp luật quy định.
Nếu bên bán chưa giao đủ hàng, bên mua có thể yêu cầu giao đủ số lượng còn thiếu.
Đối với hàng hóa không đúng chất lượng hoặc giao thiếu, Điều 297 còn cho phép áp dụng các biện pháp như giao đủ hàng, thay thế hàng hóa, loại trừ khuyết tật hoặc trong những trường hợp phù hợp, mua hàng thay thế và yêu cầu bên vi phạm chịu khoản chênh lệch cùng chi phí hợp lý.
Trong thời gian buộc thực hiện đúng hợp đồng vẫn được yêu cầu phạt
Theo khoản 1 Điều 299 Luật Thương mại 2005, trong thời gian áp dụng chế tài buộc thực hiện đúng hợp đồng, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm nhưng chưa được áp dụng những chế tài khác, trừ trường hợp Luật Thương mại quy định khác.
Như vậy, doanh nghiệp có thể vừa yêu cầu đối tác tiếp tục giao hàng vừa yêu cầu trả tiền phạt chậm giao nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Nếu bên vi phạm vẫn không thực hiện trong thời hạn được ấn định, khoản 2 Điều 299 Luật Thương mại 2005 cho phép bên bị vi phạm chuyển sang áp dụng các chế tài khác để bảo vệ quyền lợi.
Cần tách riêng tiền phạt, bồi thường và chứng cứ giao hàng
Quy trình yêu cầu thanh toán tiền phạt do giao hàng chậm
Một quy trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh cãi về căn cứ, mức tiền và chứng cứ khi yêu cầu đối tác thực hiện nghĩa vụ.
Bước 1: Rà soát toàn bộ hợp đồng và thời hạn giao hàng
Doanh nghiệp nên tập hợp và kiểm tra:
Hợp đồng;
Các phụ lục;
PO hoặc đơn đặt hàng;
Lịch giao hàng;
Thỏa thuận gia hạn;
Điều khoản phạt;
Điều khoản miễn trách nhiệm;
Điều khoản về luật áp dụng;
Điều khoản giải quyết tranh chấp.
Mục đích của bước này là xác định thời hạn giao hàng theo Điều 37 Luật Thương mại 2005, thỏa thuận phạt theo Điều 300 và khả năng miễn trách nhiệm theo Điều 294.
Nếu lịch giao hàng đã được sửa đổi hợp lệ, mốc mới phải được dùng để đánh giá vi phạm.
Bước 2: Xác định phạm vi nghĩa vụ bị vi phạm
Doanh nghiệp cần đối chiếu thời hạn có hiệu lực với thời điểm giao hàng thực tế và làm rõ:
Toàn bộ hay chỉ một phần hàng hóa bị giao trễ;
Giá trị của phần hàng bị giao trễ;
Đợt giao hàng nào vi phạm;
Thời gian chậm bao nhiêu ngày nếu điều khoản phạt tính theo ngày.
Nội dung này đặc biệt quan trọng vì Điều 301 Luật Thương mại 2005 đặt giới hạn tiền phạt trên giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.
Bước 3: Kiểm tra căn cứ miễn trách nhiệm
Nếu bên bán viện dẫn bất khả kháng hoặc căn cứ khác, bên mua cần yêu cầu cung cấp tài liệu để kiểm chứng.
Theo khoản 1 Điều 294 Luật Thương mại 2005, nghĩa vụ chứng minh thuộc về bên viện dẫn trường hợp miễn trách nhiệm.
Đồng thời, cần xem xét việc thông báo theo Điều 295 Luật Thương mại 2005. Một văn bản chung chung cho rằng doanh nghiệp “gặp khó khăn” không đương nhiên chứng minh được rằng bên bán thuộc trường hợp được miễn trách nhiệm.
Bước 4: Tách riêng khoản phạt và khoản bồi thường
Tiền phạt cần được tính theo thỏa thuận và Điều 300, Điều 301 Luật Thương mại 2005.
Trong khi đó, khoản bồi thường phải được xác định trên cơ sở Điều 302–305 Luật Thương mại 2005, bao gồm thiệt hại thực tế, trực tiếp, quan hệ nhân quả, chứng cứ và nghĩa vụ hạn chế tổn thất.
Việc tách riêng hai khoản sẽ tránh tình trạng nhầm lẫn toàn bộ thiệt hại là tiền phạt hoặc cho rằng tất cả khoản yêu cầu đều thuộc giới hạn 8%.
Theo Điều 307 Luật Thương mại 2005, khi có thỏa thuận phạt và đáp ứng điều kiện bồi thường, hai chế tài có thể được áp dụng đồng thời.
Bước 5: Gửi văn bản yêu cầu cho bên vi phạm
Văn bản nên thể hiện đầy đủ:
Nội dung hành vi vi phạm;
Điều khoản hợp đồng bị vi phạm;
Căn cứ phạt;
Giá trị phần nghĩa vụ vi phạm;
Tỷ lệ và công thức tính;
Tổng tiền phạt;
Khoản bồi thường nếu có;
Nghĩa vụ giao hàng còn phải tiếp tục thực hiện;
Thời hạn thanh toán hoặc khắc phục;
Phương án xử lý nếu bên vi phạm không thực hiện.
Nếu đồng thời yêu cầu tiếp tục giao hàng, doanh nghiệp có thể căn cứ Điều 297 và Điều 299 Luật Thương mại 2005. Nếu yêu cầu phạt và bồi thường, căn cứ tương ứng cần được xác định theo Điều 300–307 Luật Thương mại 2005.
Phương án giải quyết nếu bên bán không thanh toán tiền phạt
Khi bên vi phạm không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ chế giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận trước khi lựa chọn phương án tố tụng.
Thương lượng và hòa giải
Thương lượng có thể được sử dụng để thống nhất:
Khoản tiền phạt;
Mức bồi thường;
Thời gian giao nốt hàng hóa;
Kế hoạch thanh toán;
Phương án thay thế hoặc khắc phục.
Luật Thương mại 2005 ghi nhận thương lượng giữa các bên và hòa giải thông qua chủ thể được các bên lựa chọn là các phương thức giải quyết tranh chấp thương mại.
Tuy nhiên, quá trình thương lượng kéo dài không đồng nghĩa thời hiệu khởi kiện mặc nhiên ngừng hoặc được kéo dài.
Doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát thời hiệu quy định tại Điều 319 Luật Thương mại 2005 và xem xét ảnh hưởng của từng sự kiện pháp lý đối với thời hiệu trong vụ việc cụ thể.
Giải quyết tại Trọng tài thương mại
Tranh chấp có thể được đưa ra Trọng tài nếu thuộc thẩm quyền của Trọng tài và tồn tại thỏa thuận trọng tài có hiệu lực theo Luật Trọng tài thương mại 2010.
Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra:
Hợp đồng có điều khoản trọng tài hay không;
Tổ chức trọng tài nào được lựa chọn;
Phạm vi tranh chấp được đưa ra Trọng tài;
Hình thức của thỏa thuận trọng tài;
Hiệu lực của thỏa thuận;
Khả năng thực hiện thỏa thuận trên thực tế.
Không nên chỉ vì tranh chấp đã phát sinh mà mặc nhiên lựa chọn một trung tâm trọng tài nếu trước đó các bên chưa có thỏa thuận phù hợp.
Nếu thỏa thuận trọng tài có hiệu lực, vấn đề thẩm quyền của Tòa án cũng cần được xác định trong mối quan hệ với Luật Trọng tài thương mại 2010.
Khởi kiện tại Tòa án
Trường hợp không tồn tại thỏa thuận trọng tài có hiệu lực hoặc tranh chấp thuộc thẩm quyền của Tòa án, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục khởi kiện theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và các quy định sửa đổi hiện hành.
Từ ngày 01/7/2025, Luật số 85/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật tố tụng đã điều chỉnh hệ thống thẩm quyền để phù hợp với mô hình Tòa án nhân dân khu vực.
Do đó, đối với hồ sơ được lập và nộp trong năm 2026, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng máy móc cách xác định “Tòa án nhân dân cấp huyện” theo cơ cấu trước đây. Cần xác định đúng Tòa án có thẩm quyền về loại việc, cấp xét xử và lãnh thổ tại thời điểm khởi kiện.
Thời hiệu khởi kiện
Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp thương mại về nguyên tắc là:
02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp quy định tại điểm e khoản 1 Điều 237 của Luật này.
Trong tranh chấp giao hàng chậm, thời điểm bắt đầu thời hiệu cần xác định dựa trên thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp thực tế bị xâm phạm, chẳng hạn ngày nghĩa vụ giao hàng đã đến hạn nhưng bên bán không thực hiện đúng cam kết.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên liên tục gửi công văn hoặc thương lượng trong thời gian dài mà không kiểm soát mốc thời hiệu.
Những sai sót thường gặp khi tính khoản phạt chậm giao hàng
Nhiều tranh chấp phát sinh không phải vì các bên không nhận biết việc giao hàng bị chậm mà do cách tính tiền phạt, cách xác định phạm vi nghĩa vụ hoặc cách phân biệt các chế tài chưa chính xác.
Tính 8% trên toàn bộ giá trị hợp đồng
Đây là sai sót khá phổ biến.
Nếu chỉ một phần nghĩa vụ giao hàng bị vi phạm nhưng doanh nghiệp áp dụng 8% lên toàn bộ giá trị hợp đồng thì yêu cầu có nguy cơ vượt giới hạn của Điều 301 Luật Thương mại 2005.
Căn cứ tính phải là giá trị phần nghĩa vụ thực tế bị vi phạm.
Chỉ khi toàn bộ nghĩa vụ giao hàng đều bị vi phạm thì mới có thể xem xét toàn bộ giá trị nghĩa vụ tương ứng.
Cộng nhiều khoản phạt vượt giới hạn luật định
Một phần nghĩa vụ có thể đồng thời xuất hiện nhiều vi phạm như giao hàng chậm, giao thiếu hoặc không bảo đảm một yêu cầu kỹ thuật.
Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, tổng mức phạt đối với nhiều hành vi vi phạm vẫn phải nằm trong giới hạn 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp Điều 266.
Do đó, không nên cộng cơ học nhiều mức phạt để tạo thành một tỷ lệ vượt quá giới hạn pháp luật.
Nhầm lẫn giữa phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại
Theo Điều 300 Luật Thương mại 2005, tiền phạt xuất phát từ thỏa thuận của các bên.
Ngược lại, Điều 302–304 Luật Thương mại 2005 đặt ra cơ chế bồi thường dựa trên thiệt hại thực tế, trực tiếp, khoản lợi trực tiếp bị mất, mối quan hệ nhân quả và nghĩa vụ chứng minh.
Khi yêu cầu cả hai, doanh nghiệp cần tách riêng:
Điều khoản hợp đồng, tỷ lệ và giá trị nghĩa vụ làm căn cứ tính tiền phạt;
Chứng từ, hóa đơn, dữ liệu và các chứng cứ khác chứng minh thiệt hại để yêu cầu bồi thường.
Theo Điều 307 Luật Thương mại 2005, hai chế tài có thể được áp dụng đồng thời nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng, nhưng không vì vậy mà chúng trở thành một khoản tiền có cùng căn cứ pháp lý.
Không chủ động hạn chế tổn thất
Theo Điều 305 Luật Thương mại 2005, bên yêu cầu bồi thường phải có biện pháp hợp lý nhằm hạn chế tổn thất.
Nếu bên mua hoàn toàn có khả năng áp dụng một phương án hợp lý để giảm thiệt hại nhưng không thực hiện và để tổn thất tiếp tục tăng lên, bên vi phạm có quyền yêu cầu giảm khoản bồi thường tương ứng với phần thiệt hại đáng lẽ có thể hạn chế.
Không lưu đầy đủ chứng cứ giao nhận
Tranh chấp về giao hàng chậm phụ thuộc rất lớn vào khả năng chứng minh hai mốc: thời điểm lẽ ra phải giao và thời điểm hàng thực tế được giao.
Do đó, doanh nghiệp nên lưu trữ đồng bộ:
Hợp đồng;
Phụ lục;
Đơn đặt hàng;
Lịch giao hàng;
Thỏa thuận gia hạn;
Vận đơn;
Phiếu giao nhận;
Phiếu nhập kho;
Biên bản nghiệm thu;
Email trao đổi;
Dữ liệu điện tử về quá trình giao nhận.
Nhóm tài liệu này giúp xác định thời hạn theo Điều 37 Luật Thương mại 2005, chứng minh việc vi phạm theo Điều 300 và tính giá trị phần nghĩa vụ vi phạm theo Điều 301.
Dịch vụ tư vấn và giải quyết tranh chấp của Long Phan PMT
Tranh chấp về phạt do chậm giao hàng thường không chỉ liên quan đến một phép tính tỷ lệ đơn giản mà đòi hỏi phải xem xét đồng thời hợp đồng, lịch giao hàng, thỏa thuận gia hạn, điều khoản miễn trách nhiệm, chứng cứ thực hiện nghĩa vụ, thiệt hại và cơ chế giải quyết tranh chấp.
Long Phan PMT hỗ trợ khách hàng và doanh nghiệp trong các công việc như:
Rà soát hợp đồng, phụ lục và đơn đặt hàng;
Kiểm tra thời hạn giao hàng đang có hiệu lực;
Đánh giá hành vi chậm giao;
Xem xét hiệu lực và phạm vi của điều khoản phạt;
Phân tích trường hợp miễn trách nhiệm;
Đánh giá chứng cứ về sự kiện bất khả kháng;
Xác định chính xác giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm;
Tính tiền phạt trong giới hạn pháp luật;
Xác định và chứng minh khoản bồi thường thiệt hại;
Đánh giá nghĩa vụ hạn chế tổn thất;
Soạn thảo công văn và văn bản yêu cầu thanh toán;
Yêu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng;
Hỗ trợ thương lượng và hòa giải;
Kiểm tra hiệu lực thỏa thuận trọng tài;
Tư vấn thủ tục khởi kiện;
Đại diện giải quyết tranh chấp tại Trọng tài hoặc Tòa án.
Phạt hợp đồng do giao hàng chậm chỉ có thể được áp dụng đúng khi xác định rõ thời hạn giao hàng, điều khoản phạt, giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm và trường hợp miễn trách nhiệm; đối với quan hệ thuộc Luật Thương mại 2005, mức phạt về nguyên tắc không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm theo Điều 301. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt tiền phạt với bồi thường thiệt hại, lưu giữ chứng cứ, kiểm soát thời hiệu 02 năm và lựa chọn đúng cơ chế giải quyết tranh chấp. Long Phan PMT cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, giúp Quý khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan một cách thuận lợi và đúng quy định. Liên hệ ngay hotline 1900636387 để được tư vấn miễn phí.
Nguồn: Phạt hợp đồng do chậm giao hàng: Quy định và cách tính mức phạt
Xem thêm:
0 comments
Đăng nhận xét